Codziennością setek tysięcy polskich firm i ich pracowników jest monotonna, powtarzalna praca wykonywana na komputerze. Jak wynika z badania* przeprowadzonego na zlecenie firmy SAIO, niemal trzy czwarte z nich stwierdziło, że każdego dnia tracą za dużo czasu na powtarzalne zadania wykonywane na komputerze, a aż 79 proc. uznało, że jest to demotywujące i może prowadzić nawet do wypalenia zawodowego. Według wyników ankiety, zaledwie 30 procent ankietowanych może pochwalić się tym, że powtarzalne prace biurowe zajmują im mniej niż godzinę. 41 procent wskazało, że każdego dnia tracą na nie nawet do trzech godzin dziennie.
Wśród najbardziej nużących czynności wykonywanych przez pracowników polskich i zagranicznych firm eksperci z branży RPA (Robotic Process Automation – Robotyzacja Procesów Biznesowych) wskazują m.in.: wprowadzanie danych do systemów firmowych, sortowanie i odpowiadanie na e-maile, wypełnianie dokumentów, tworzenie raportów czy zarządzanie fakturami.
Jak firmy z branży automotive mogą skorzystać na automatyzacji?
Główne powody automatyzacji w firmach to chęć poprawy konkurencyjności, lepsza obsługa klienta i idące za tym oszczędności dzięki optymalizacji pracy. Nie inaczej jest w branży automotive.
Specjaliści SAIO zebrali kilka przykładów tego, w jaki sposób wspierana przez sztuczną inteligencję automatyzacja może pomóc firmom z różnych gałęzi tej branży w optymalizowaniu procesów biznesowych.
- Automatyczne tworzenie raportów wykonanych usług
Serwisant proponuje klientowi usługi serwisowe dla samochodu. Wybór odpowiednich usług może być czasochłonny, zwłaszcza gdy trzeba uwzględnić wcześniejsze prace. Roboty SAIO pomagają w tym, pobierając numer VIN i tworząc raport z dotychczasowych napraw. Dzięki temu serwisant może łatwo zaproponować klientowi nowe, odpowiednie usługi.
- Zautomatyzowane raporty cen aut używanych (per model)
Wycena używanego samochodu wymaga sprawdzenia wielu źródeł, co jest czasochłonne. Aby zrobić to szybko i korzystać z najbardziej aktualnego przeglądu rynku, robot przygotowuje raport cen aut wg. modelu, rocznika oraz wyposażenia. Dealer dzięki temu wie, jaką cenę zaproponować za odkupienie auta, gdy klient chce oddać je w rozliczeniu za nowe. W tym przypadku robot zbiera ceny modeli wskazanych modeli z portali motoryzacyjnych, a następnie zapisuje raport we wskazanym miejscu na dysku. - Automatyczna i zrobotyzowana weryfikacja kontrahenta
Zebranie i sprawdzenie informacji o kontrahencie jest szczególnie istotne w przypadku sprzedaży B2B (czyli np. dla flot), gdzie handlowcy muszą poświęcić na tę procedurę dużo czasu. Robot, z pomocą technologii RPA i sztucznej inteligencji, potrafi skrócić czas zbierania informacji o kontrahencie do nawet dwóch minut, a do tego całkowicie wyeliminować błędy ludzkie i porównywać dane cyklicznie. Eliminuje tym samym konieczność weryfikacji kontrahenta przez pracownika firmy w wielu różnych źródłach (konieczność sprawdzenia wielu serwisów www, „białej listy” podatników VAT oraz list sankcyjnych). - Automatyczne zapisanie klienta na przegląd serwisowy
W branży usługowej coraz częściej klient zapisuje się na wybrany termin bez udziału pracownika recepcji. Wdrożony na firmowych komputerach robot (np. w sieci serwisowej lub u dealera) automatycznie zapisuje klienta na przegląd serwisowy. W tym przypadku voice bot zbiera dane od klienta (numer VIN), a następnie zapisuje dane w bazie i proponuje termin wizyty. - Zrobotyzowane raportowanie sprzedaży
Branża dealerska charakteryzuje się dużą konkurencyjnością, walką o marżę i intensywnymi działaniami sprzedażowymi. Automatyzacja może pomóc firmie zyskać przewagę konkurencyjną przez m.in. automatyczne generowanie raportów sprzedaży z systemów DMS. Robot potrafi wejść do systemu, wybrać odpowiednie dane, zapisać raport na pulpicie pracownika i przygotować analizę sprzedaży. - Zrobotyzowanie procesów HR
Automatyzacja dla firm z branży automotive to nie tylko poprawa jakości obsługi klienta i efektywności czy bezpieczeństwa, ale też obsługi kadrowej pracowników. Przy dużej ilości zatrudnionych, sprawdzą się roboty, które:
- pobierają dane z ZUS PUE o zwolnieniach lekarskich bądź dokumentach ubezpieczeniowych,
- tworzą zdigitalizowane teczki pracownicze,
- wysyłają przypomnienia do kalendarza o terminach kolejnych badań lekarskich, terminach umów czy szkoleniach,
- wprowadzają wnioski urlopowe i przygotowują raporty o urlopach czy nieobecnościach.
- Pamiętajmy, że firmy z branży automotive przetwarzają ogromne ilości dokumentów i danych, których analiza i zbieranie jest nie tylko czasochłonne, ale i bardzo nużące. Niestety często kończy się to wypełnianiem setek tabelek, co nie tylko wpływa demotywująco na zatrudnione tam osoby, ale generuje setki straconych godzin pracy, a tym samym zbędne koszty. Oszczędności w tym wymiarze mogą okazać się kluczowe dla budowania przewagi konkurencyjnej. Robotyzacja wspierana sztuczną inteligencją może sobie wreszcie z tymi wyzwaniami w łatwy sposób „poradzić”, bez konieczności zatrudniania kolejnych osób w działach finansowych, HR, logistycznych, customer service czy innych - mówi Przemysław Lewicki, CEO SAIO SA.
Polskie firmy wciąż mało wiedzą o możliwościach robotów biznesowych. Na zachodzie to już niemal standard
Robotyzacja procesów biznesowych (RPA) pozwala zautomatyzować powtarzalne zadania wykonywane na komputerze poprzez naśladowanie sposobu, w jaki pracują ludzie. Jest to obecnie jedna z najszybciej rozwijających się branż IT, będąca integralną częścią strategii biznesowych zarówno wielu korporacji, jak i średnich oraz małych firm. Pozwala oszczędzać czas i koszty związane z wykonywaniem przez ludzi procesów, które normalnie zajmują im kilkakrotnie więcej czasu niż robotowi, bądź w ogóle nie mogą być przez nich wykonywane, ze względu na kompleksowość. O ile jeszcze w 2021 roku, gałąź RPA była wyceniana na 2,4 miliarda dolarów, to w 2024 roku ma osiągnąć już globalnie niemal 5 miliardów USD. Dzięki robotyzacji pracownicy mogą mieć pełną kontrolę nad wdrażaniem i kontrolowaniem bota wykonującego za nich powtarzalne zadania automatycznie, często działając nawet bez angażowania działu IT w ich wdrożenie. Co istotne, roboty biznesowe eliminują też błędy ludzkie, a czas wdrożenia to niekiedy tylko dwa do trzech tygodni.
Tymczasem w ankiecie przeprowadzonej na zlecenie SAIO aż 40 proc. badanych przyznało, że nie słyszało dotychczas o systemach RPA. Jednocześnie ponad połowa spośród tych, którzy mieli już okazję zapoznać się z tym terminem (51 proc.) stwierdziło, że wdrożenie robotyzacji wzmocniłoby (lub już wzmocniło, jeśli była wdrożona) konkurencyjność firmy oraz zadowolenie z pracy personelu w firmie.
- Wyniki naszych badań dość jasno wskazują, że pracownicy poświęcają codziennie bardzo dużo czasu na wykonywanie powtarzalnych czynności na komputerze, co w prosty sposób może prowadzić do niezadowolenia z pracy, a nawet wypalenia zawodowego. Dlatego zarówno robotyzacji, jak i sztucznej inteligencji w biznesie nie należy się bać, lecz trzeba w mądry sposób zacząć korzystać z niej do usprawniania naszych codziennych działań - podsumowuje Przemysław Lewicki, CEO SAIO SA.
*Ankieta przeprowadzona wśród ponad 400 szefów i pracowników polskich firm przez portal Business Insider na zlecenie firmy SAIO w 2023 r.
